İşletmelerin hassas verilerini koruyabilmesi için korumak istediği veriyi tam olarak bilmesi gerekmektedir. Sınıflandırma ürünleri yapılandırılmamış verilerin sınıflandırılması ve görsel olarak etiketlenmesi ile kurumlara çok sayıda fayda sağlamaktadır. Sızıntı önleme veri sınıflandırma ile başlar. Veri sınıflandırma güvenli veri paylaşımının temelidir. Kurumun sahip olduğu bilgiler hakkında farkındalık kazandırır. Tutarlı bir veri sınıflandırması ile kurum kültürünün bilgiye olan bakışı gelişir. Bilgi güvenliğine dair farkındalık çalışanlar için süreklilik arz eder. Kullanıcıların farkındalık ve sorumluluk anlayışı gelişir. Kullanıcılar yaptıkları gündelik işlerin bir parçası olarak kullandıkları sınıflandırma ürünü ile güvenlik politikalarına uygun etiketleme seçeneklerini kullanarak kurum veri güvenliği politikasının bir parçası olurlar. Firmalar veri sınıflandırma ile KVKK, EU GDPR, ISO-27001, PCI, PII, ITIL vb. bilgi güvenliği düzenleme ve standartlarına uyumluluğu sağlar. DLP ürünleri ile meta data üzerinden entegre çalışarak “false positive” oluşumunun önemli ölçüde azalması sağlanmaktadır. Böylece gereksiz iş yükünden kurtulunmaktadır. Kurumun sahip olduğu durağan veriler (Rest Data) üzerinde taramalar yapılarak belirlenen kurumsal politikalar çerçevesinde bu verilerin etiketlenmesi mümkündür. Kurum çalışanlarının doküman ve epostalar oluşturulurken içeriği hazırlayan kullanıcının, kişisel veri kanunu 4.1, 4.2.c ve 4.6 maddeleri kapsamında sınıflandırma uygulaması yapmaları gerekmektedir.
Veri sınıflandırma sistemleri ile E-posta, dokümanlar ve tüm dosya tiplerinin özellik ve hassasiyet seviyesine göre sınıflandırmasını sağlar. DLP çözümlerini verimliliğini arttırır. Aynı zamanda S/MIME entegrasyonu ile kalıcı dokümanlar ve e-postalarda şifreleme imkanı sağlamaktadır. Veri sınıflandırma sistemleri ile verinin tanımladıktan ve dokümanlarınızı ve bilgilerinizi sınıflandırıldıktan güvenli hale getirirsiniz. Bilgiyi sınıflandırılması, koruması, güvenli paylaşması ve COBIT, ISO 27001, PCI DSS vb. yasal uyumlulukların karşılaması sağlanabilmektedir.
Verilerin sınıflandırılmasının temel amacı doğru verilere, doğru yetkilerle hızlı bir şekilde ulaşmak olsa da, yasal uyumluluk ihtiyacı nedeniyle özellikle kişisel veriler içeren dokümanın kategorizasyonu zorunlu hâle gelmiştir.
Gizlilik : Doküman veya kaydın doğru yetki matrisi ile erişim denetiminin sağlanması.
Bütünlük : Gereken kayıt seti ve dokümanların ilgililik ve bütünlük bakımından benzer ortamlarda tutulması.
Güvenlik :Doküman ve kayıtların siber saldırı ve ihlallere karşı korunması.
Ulaşılabilirlik : Doküman ve kayıtların istenildiğinde kullanılabilir hâlde olması.